ELIMINE OS DOCUMENTOS FÍSICOS E TRANSFORME SUA EMPRESA PARA O DIGITAL
A maioria das empresas depende de grandes quantidades de documentos para alinhar os processos e executar suas atividades da melhor forma.
Com a flexibilização do home office, muitos locais que possuíam grandes volumes de arquivos em papéis encontraram dificuldades para se organizar e centralizar os processos. Diante desse cenário, existe uma preocupação sobre como reajustar esse volume de documentos considerando que alguns funcionários ainda estão trabalhando de casa.
CONHEÇA A SOLUÇÃO
O DocsIA Contábil para Documentos é uma solução criada para gerir e organizar documentos com a estratificação de dados. Tendo a informação como centro de nossos processos, trabalhamos com o armazenamento e a segurança dos seus documentos.
Nos GEDs tradicionais, é preciso validar cada arquivo separadamente e muitas empresas possuem problema de controle e sobrecarga na rede. Com técnicas integradas (OCR, Machine Learning e Deep Learning) são feitas a categorização dos documentos a partir do aprendizado de máquina e a plataforma consegue entender o tipo do documento sem a necessidade de entender o nome.
Por ser uma solução SaaS, o acesso é feito via internet com hospedagem na nuvem. Ou seja, sua empresa pode ter uma visão completa e organizada dos documentos armazenados a qualquer momento sem depender de um ambiente físico. Ao conduzir atividades de forma remota, é importante lidar com os documentos de forma mais analítica e estratégica para resultar em produtividade e eficiência.
GESTÃO DE DOCUMENTOS INTELIGENTE
VALIDADE JURÍDICA
Você pode estar pensando que por ser um armazenamento de dados digitais, pode faltar segurança. Após a publicação do Decreto Federal Nº 10.728 de 18.03.20, no Inciso X do Art. 3º da Lei 13.874/19 em março de 2020, foram estabelecidas técnicas e requisitos necessários para a digitalização de documentos públicos e privados. A partir de então, o governo nos deu a possibilidade de transformar os últimos 5 anos em documentos digitais e eles passam a ter os mesmos efeitos jurídicos do documento original. Ou seja, por meio dessa lei as empresas perdem a obrigatoriedade de manter seus arquivos físicos, tendo a possibilidade de armazená-los digitalmente.
A lei aborda metadados, integridade das informações, responsabilidade e as condições para o armazenamento de informações digitais. Lembrando da necessidade do uso de assinatura digital padrão ICP-Brasil para garantir a autenticação e a validade jurídica.
GESTÃO CONTÁBIL DE DOCUMENTOS
A relação de empresas de contabilidade com documentos sempre demandou muito da classificação de documentos e do armazenamento. Queremos acabar com a existência física do documento e automatizar o processo que o contador passa.
A plataforma pode ser integrada ao SPED Contábil em que facilita o dia a dia da contabilidade em pesquisa, auditoria e acompanhamento de processos.
Queremos levar a transformação digital para o seu dia a dia.
Com uma árvore de documentos recebíveis, você consegue ter uma percepção do todo que vai facilitar o processo de categorização de documentos e obrigações acessórias com seus clientes.
LEITURA E ESTRATIFICAÇÃO
Com essa solução sua empresa consegue ler e categorizar milhares de documentos em segundos. Dessa forma, você evita a perda de histórico, melhora a experiência dos seus colaboradores, consegue extrair valor das informações e cumpre as exigências regulatórias.
Trabalhamos com o grau de confiança de leitura em que a ferramenta aponta o índice de confiança de um documento e é possível validar os documentos antes do armazenamento. À medida que o sistema vai reconhecendo os documentos, os dados são estratificados e se tornam análises para o seu negócio.
INTEGRAÇÃO COM OUTROS SISTEMAS
Transformar os documentos em dados analíticos agora é possível de forma completa. Por meio de APIs, integramos a plataforma com outros sistemas para facilitar o processo e o armazenamento de documentos em um único local.
A leitura de documentos é automatizada, armazenada em tempo real na nuvem e pode ser integrada com outros sistemas de BPM e RPA para unificação dos processos.
NA PRÁTICA
 DASHBOARD DE SITUAÇÃO E ESPÉCIES DOS DOCUMENTOS ARMAZENADOS |  VOLUMETRIA DE TIPOS DE DOCUMENTOS POR MÊS |  ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS COM FILTROS PARA RÁPIDA LOCALIZAÇÃO |
|---|---|---|
 VISUALIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS ARMAZENADOS |  VISUALIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS ASSINADOS DIGITALMENTE COM ÍNDICE DE CONFIANÇA |  DOWNLOAD DE DOCUMENTOS EM DIFERENTES FORMATOS |
 UPLOAD DE NOVOS DOCUMENTOS COM POSSIBILIDADE DE ASSINATURA DIGITAL |  PAINEL DE STATUS DE INCLUSÃO DE NOVOS DOCUMENTOS NO SISTEMA |  ÁREA DE VALIDAÇÃO DE NOVOS DOCUMENTOS |
 ÁREA DE EDIÇÃO ÚNICA PARA CADA DOCUMENTO |
TECNOLOGIAS POR TRÁS DA SOLUÇÃO
INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL
Com máquinas que atuam em problemas repetitivos que são resolvidos em pouco tempo com diferentes tecnologias.
MACHINE E DEEP LEARNING
Por meio dos dados processados pela tecnologia, a ferramenta vai aprendendo e aperfeiçoando a leitura automatizada.
GED
Gerenciamento Eletrônico de Documentos que facilita o controle e armazenamento de diferentes documentos no ambiente digital.
ANALYTICS
A análise adequada dos documentos proporciona uma visão geral de todas as informações processadas.
PARA QUEM É INDICADO?
Essa solução é indicada para empresas e para contadores que trabalham com um alto volume de documentos físicos e que sentem da dificuldade de compartilhar esses materiais além de armazenar em suas devidas condições. Com o uso de tecnologia, empresas de diversos segmentos conseguem otimizar a gestão de documentos.
Armazenar informações e documentos dos clientes e encontrá-los facilmente agora é possível além de estar disponível para todas pessoas autorizadas que precisem utilizar os dados.
CASE
A empresa Viceri otimizou a leitura de documentos cadastrais e contratos ao estratificar os dados e integrar ao sistema interno, garantindo maior agilidade, qualidade e segurança das informações dos clientes.