Solução de IA otimiza a gestão de documentos com base em definições do recente decreto por meio de assinatura digital
A transformação digital e o uso da inteligência artificial para gerir documentos e desenvolver estratégias mais assertivas são tendências sem volta. Com o decreto presidencial Nº 10.278 – definindo que documentos digitais, públicos ou privados, passam a ter os mesmos efeitos legais dos originais – a KeepTrue lança versão de sua plataforma DocsIA de gestão de documentos, preparada para atender às exigências jurídicas e facilitar este processo às empresas.
A solução do hub de inovação focada em automação e Inteligência Artificial garante que os documentos tenham a mesma validade legal do acervo físico por meio da certificação digital, permitindo o descarte dos papéis e a liberação de espaços, muitas vezes onerosos às empresas. Baseada nos conceitos de inteligência artificial e metadados, a plataforma estratifica e categoriza documentos por tipo, transformando dados em informação estratégica através de buscas facilitadas no sistema. Com um sistema inteligente, os dados se transformam em informação útil, de fácil leitura e estratégica.
“Metadados são resumidamente informações sobre dados. Eles atribuem significado a determinados campos encontrados em documentos, por exemplo, e conseguem fazer correlações e categorizações assertivas. Todos esses processos garantem agilidade e segurança na hora de conduzir os negócios e só não foram adotados ainda no mercado porque não havia regras e critérios técnicos que garantissem a validade jurídica dos documentos corporativos”, explica Luis Lima, diretor de engenharia da KeepTrue.
Essa importante mudança permite redução do custo do armazenamento e de operacionalização dos documentos físicos que já podem ser eliminados. Com toda a informação disponível de forma eletrônica, que promove buscas facilitadas, assinaturas digitais confiáveis e segurança dos dados, as empresas têm tudo que precisam para gerar valor aos seus negócios.
“Neste momento, as organizações estão focadas na manutenção de seus negócios e na recuperação futura, mas fazer uma transição digital eficiente de documentos é primordial. As tecnologias utilizadas devem reduzir custos, diminuir a burocracia, aumentar a comunicação entre departamentos e melhorar a eficiência operacional na entrega de resultados”, finaliza Carlos Kazuo Tomomitsu, CEO da KeepTrue.